Met elkaar, continu beter: Bij MCB maken we aan de lopende band verbeteringsslagen. Het MCB Improvement Café bestaat inmiddels zo’n acht jaar. Hoewel er nooit biertjes en bitterballen worden geserveerd, hangt er altijd een bruisende, borrelende en inspirerende sfeer. Nu is de tijd aangebroken dat het verbetercafé een andere rol gaat spelen. Vaste Improvement Cafégangers Hilde Vanherck en Kelsey Swinkels geven uitleg:
Hilde: “Tot nu toe zijn de mensen die het Improvement Café door de jaren heen vormden altijd gericht geweest op het bottom-up uitvoeren van verbeterprojecten. Teams en afdelingen kwamen met ideeën en wij gingen daarmee aan de slag. In basketbaltermen gesproken: wij kregen de bal toegespeeld, gingen ermee dribbelen en zorgden voor een goed uitgewerkte, kant-en-klare voorzet waarmee het aandragende team dan kon scoren. Dat heeft zeker zijn waarde gehad en er is ook best veel bereikt, maar tegelijkertijd kleeft er een nadeel aan deze aanpak: verbeteringen werden zo namelijk altijd centraal vanuit het Improvement Café geïnitieerd.”
HET VERBETERCAFÉ VERBETERT
De mensen van het Improvement Café bouwden via scholing en praktijkervaring veel kennis op over hoe je verbeteringen aanpakt. Intussen werd het tijd om het tandwiel onder ‘continu verbeteren’ (de plan-do-check-act cirkel) op het Improvement Café zelf toe te passen. Hoe doen we het eigenlijk en wat kan er beter? Hier is een andere insteek van de werking van het Improvement Café uitgerold. Kelsey: “We willen een breder rendement hebben binnen processen en meebewegen met de prioriteiten van MCB. In dat kader willen we aanhaken bij de integrale jaarplannen van MCB Nederland en MCB Direct. We focussen dus niet alleen meer op losstaande bottom-up verbetering met een beperkte reikwijdte, maar ook op verbeteren binnen de activiteiten die jaarlijks top-down worden afgesproken. Onze insteek is om zoveel mogelijk collega’s te betrekken bij de uitvoering van verbeteringen. Zelf pakt het Improvement Café een aanjagende, stimulerende, ondersteunende en verbindende rol op zich. Dat betekent adviseren, coachen, begeleiden en zorgen voor verbanden tussen mensen, disciplines en projecten. Stel dat een bepaalde aanpak in een proces verbeterd moet worden omdat er voortdurend problemen ontstaan, dan kunnen wij betrokken medewerkers handvatten aanbieden waarmee ze het probleem eerst goed kunnen analyseren. Wij coachen en begeleiden hen daarin. Zo leren we medewerkers om niet meteen in de oplossing te schieten, maar eerst goed over oorzaken en gevolgen na te denken. Dat is belangrijk om te voorkomen dat het probleem later opnieuw opduikt. We willen tenslotte naar structurele oplossingen toe. En omdat we binnen het Improvement Café mensen van verschillende disciplines en uiteenlopende ervaring hebben, weten we wat er al voor bruikbaars is bedacht en weten we ook de juiste collega’s hiervoor te benaderen. Dat is de verbindende rol die we willen spelen. Hiermee stellen we teams ook beter in staat om van elkaar te leren.”
Kelsey: “Onze nieuwe rol is er dus op gericht dat alle teams, wij dus met z’n allen, beter in staat zijn om op een structurele manier proces- en bedrijfsbreed te verbeteren, zodat we flow in de processen krijgen. Als Improvement Café gaan we niet meer in ons eentje met de bal aan de dribbel, maar spelen de bal graag door in het veld, zodat we samen met de betrokkenen de wedstrijd kunnen spelen.”