ISO 22301 als doelstelling
"Ik studeer Technische Bedrijfskunde bij Fontys, dit is mijn derde jaar. De stage-opdracht over Business Continuity past goed bij mijn opleiding, vooral bij het organisatorische achter Technische Bedrijfskunde: je leert omgaan met hele verschillende mensen en hun deskundigheden." Hoe uit zich dat? "Ik merk bijvoorbeeld dat mijn inschattingsvermogen en inlevingsvermogen belangrijk zijn, en dat je ook niet bang moet zijn om mensen te benaderen. Ik heb heel wat mensen gesproken om het eindresultaat zo goed mogelijk te maken, van het opstellen van procedures tot het bedenken van de gevolgen van een calamiteit.""Ik heb eerst goed gekeken naar andere bedrijven die Business Continuity Management goed hebben ingericht, of bureaus die bedrijven ermee helpen. Het probleem met de ISO 22301 norm is dat deze uitgebreid is: 107 hoofdstukken met elk 6 bullets waaraan je moet voldoen. Dus dan is hulp van anderen wel handig om door de bomen het bos te zien." Dus het was een complexe opdracht? "Het was vooral omvangrijk. Ik moest de procedures voor 12 calamiteiten per afdeling ontwikkelen, maar dat zou erg veel werk zijn. Ik wilde daarom iets bedenken om mensen te stimuleren zelf een plan te ontwikkelen, en toen ben ik op het idee van een 'Business Continuity Spel' gekomen. Ik heb als het ware een methode opgesteld waarmee spelenderwijs een calamiteit wordt gesimuleerd. Tijdens het naspelen komen er problemen naar boven, en die moeten oplossingen opleveren. En die zijn dan ook in praktijk toepasbaar als het goed is. Het is eigenlijk gewoon droogzwemmen."
Calamiteitenplannen moeten begrijpelijk zijn
"We hebben één keer een simulatietraject helemaal doorlopen: met de betrokken van decoiler 3 hebben we gesimuleerd dat de decoiler er 24 uur uit zou liggen. We hebben het stappenplan doorlopen en gekeken wat er allemaal zou gebeuren in dat geval, en wat er moet gebeuren om het te voorkomen. Er waren bijvoorbeeld nog geen vaste maillijsten, als de manager van Planning er niet is weten anderen niet wie er gemaild moet worden." Wat heb je nog meer geleerd? "Je leert bij zo'n simulatie bijvoorbeeld ook dat de communicatie over calamiteiten pas als laatste bij de afdeling Verkoop komt. Maar dat bleek een reden te hebben: de afdeling Planning weet hoe ver ze voorlopen met de productie, en dus ook of Verkoop überhaupt geïnformeerd moet worden.""Het uiteindelijke calamiteitenplan moet voor iedereen één logisch verhaal zijn, het mag niet zo zijn dat alleen mensen met een opleiding in Business Continuity de calamiteitenplannen begrijpen. We hebben daarom verschillende meetings gehad met meerdere terugkoppelmomenten, dat garandeerde het begrip. Ik heb een paar collega's ook aan hun mouw getrokken en gevraagd of ze begrepen wat er stond." En door er een spel van te maken zijn ze gemotiveerd om eraan te werken? "Op het moment dat je zo'n spel speelt is het de bedoeling dat er procedures uit voortkomen die in de praktijk toe te passen zijn. Tussen afdelingen kun je dan ook een soort competitie krijgen: afdelingen die verder zijn dan anderen in het maken van calamiteitenplannen kun je extra aandacht geven. Ik heb er zelfs badges voor ontworpen, die je aan afdelingen kunt toekennen. Ik heb alles zo gemaakt zodat het ook voor een volgende student op te pakken is, zodat deze ermee verder kan."
Het 'Saint Tropez'-model van Struving
"Het is niet de bedoeling dat mensen specifiek alle stappen van het bordspel doorlopen, maar dat ze weten in welke fase ze zijn. Het oplossen van een calamiteit gebeurt vaak in vijf stappen, ik heb dat het 'Saint Tropez'-model genoemd. Sa staat voor 'Safety', in voor 'Information', tTr voor 'Time to Recover', op voor 'Options' en ez voor 'Exceed expectations'. Ja dat laatste klopt niet helemaal haha." En wat zijn die stappen dan? "Veiligheid eerst dus, daarna de juiste informatie verzamelen en delen, en daarna ga je kijken hoe lang het gaat duren voordat alles weer normaal is. Om dat te bepalen bekijk je alle opties en tot slot probeer je de lessen die je uit de calamiteit hebt geleerd toe te passen. Dat kan leiden tot nieuwe trainingen bijvoorbeeld.""Ik heb tegen mijn begeleider bij MCB verteld dat ik niet wil dat mijn rapport in een la belandt, door er een spel van te maken heb ik ervoor gezorgd dat het maken van calamiteitenplannen een eigen leven krijgt en houdt. Het is een onderwerp waar mensen pas over nadenken als het te laat is, en dat is jammer. Dus het zou mooi zijn als ik er straks 'ISO 22301' op de vrachtwagens van MCB staat als je die ziet rijden, daar heb ik dan toch mooi aan bijgedragen."