Marino van de Beek, Sales MCB Nederland, geeft uitleg over het strategische programma Ketenintegratie met klanten.
Wat is EDI?
Marino van de Beek: “Met EDI, oftewel elektronische gegevensuitwisseling, automatiseren we een deel van de communicatie met grote klanten, die minstens zo’n 200 à 300 orderregels per jaar hebben. Nu typen klanten orders in hun systeem, die wij vervolgens overtypen in ons systeem. Dat is dubbel werk en geeft kans op tik- en interpretatiefouten, wat weer controles vergt. Met EDI halen we al dat tijdrovende administratieve werk ertussenuit. We maken daarmee een automatische vertaalslag van de bestelling van een klant naar onze artikelnummers die het materiaal aangeven evenals lengte en verpakking.”
Wat verandert er voor de verkopers?
“Met EDI koppelen we in feite het onderhandelmoment los van orders. We maken van tevoren afspraken met klanten; de orders zelf verlopen automatisch. In de onderhandelingen ben je als verkoper dus vanzelf minder gericht op losse materialen en prijzen en veel meer op de algehele dienstverlening en het verlagen van de integrale kostprijs. Het inrichten van EDI geeft ook een binding.”
Gaat automatisering niet ten koste van het persoonlijke contact?
“Nee, EDI opent juist de weg naar een effectiever persoonlijk contact. Zonder die administratie kan de verkoper meer energie stoppen in meedenken met de klant en inhoudelijke dienstverlening. Zo zouden we vanuit onze rol bijvoorbeeld meer kunnen betekenen in de projectbegeleiding bij klanten.
Overigens heeft de verkoper bij afwijkingen in orders nog wel contact met de klant. Als het systeem bijvoorbeeld aangeeft dat een levertijd niet te halen is, benadert de verkoper de klant, spreekt iets nieuws af en corrigeert de bestelling met één handeling.”
Is alleen het bestellen geautomatiseerd?
“Nee, klanten hebben via EDI ook de mogelijkheid om met zuivere prijzen te calculeren. Zodra prijzen veranderen, sturen wij klanten automatisch een prijsupdate-bericht. Als ze die in hun systeem laden en akkorderen, worden de prijzen vanzelf geactualiseerd. Dat scheelt aan beide kanten veel tijd aan telefoontjes.”
Voor klanten zit het voordeel dus ook vooral in tijdwinst en daarmee kostenverlaging?
“Ja en door de versnelling in het proces hebben ze materialen ook eerder in huis. Bovendien kunnen ze met EDI in hun eigen, vertrouwde systeem blijven werken.”
Zijn veel klanten geïnteresseerd of zijn er nog barrières?
“Er is veel animo voor EDI. Aanvankelijk zagen klanten er wel tegenop om in de techniek te investeren. Dat hebben we omzeild door de vier grootste softwareleveranciers van onze Nederlandse klanten te benaderen. Wij stelden hen voor een MCB plugin (stukje software met specifieke mogelijkheden) te ontwikkelen. Klanten kunnen dan in hun eigen systeem blijven werken en maken via de plugin een elektronische koppeling met ons. En voor de softwarebedrijven is het interessant, omdat zij die plugin kunnen vermarkten. MKG en Bemet zijn al ingestapt en met de twee andere zijn we nog in gesprek.
Niet alle klanten hebben die plugin overigens nodig. Als ze in hetzelfde systeem werken als wij is er geen vertaalslag in de berichtenstructuur nodig. Dan verloopt de uitwisseling via EDI direct.”
Hoe gaat het nu verder met EDI?
“Momenteel zijn 14 klanten van MCB Nederland aangesloten, in 2016 willen we tot 40 komen. En bij Staalmarkt willen we ook graag live met EDI, maar daarvoor zijn we afhankelijk van de planning van de softwarebedrijven. Bij Staalmarkt worden ook veelvoorkomende bewerkingen, zoals eenvoudig zaagwerk, in de transactiehandeling mee geautomatiseerd.
En in de verdere toekomst kun je ook denken aan het automatiseren van het stuk vóór de bestelling: offertes opvragen, aanvragen doen, de voorraad inzien en de orderstatus volgen via track and trace, net als bij de webportal. We zijn nog lang niet uitontwikkeld.”
Marino v.d. Beek: marino.van.de.beek@mcb.nl