“We merken dat de interne communicatie dankzij het ‘Improvement Café’ al veel beter is, collega’s weten elkaar steeds beter te vinden. Ze stellen elkaar bewust ‘domme’ vragen, maar dat zijn juist de beste vragen: Het geeft een frisse kijk op elkaars werkwijzes.” Inge Dijkstra en Jan Geldens zijn tevreden over de resultaten van het ‘Improvement Café’ van MCB, dus is het tijd om daar eens wat meer over te vertellen: “Collega’s zijn al snel gewend aan een verandering, maar ze beseffen niet wat daaraan vooraf is gegaan. Het begint vaak in het Improvement Café.”
Bedrijfsbrede verbeteringen
Jan vertelt: “In 2014 kwam ik terug bij MCB Nederland, en zag dat er van alles kon worden verbeterd. Inge was toen met collega’s bezig met een klacht over verpakkingen. Om zoveel mogelijk te kunnen doen met de lessen uit deze klacht en om de integraliteit en communicatie tussen FO en BO te verbeteren, hebben we besloten het Improvement Café op te zetten.”
“We merkten dat er tussen afdelingen beter gecommuniceerd kon worden, we deden nog teveel dubbel. Het eerder genoemde verpakkingsprobleem bleek zelfs bij een andere klant al opgelost, dus de behoefte aan een bedrijfsbrede interne ‘club’, bestaande uit medewerkers uit diverse disciplines, was groot. Zo zijn we begonnen met het Improvement Café, eind 2014. Het hangt nu onder het verbetertraject 'Forward', waaronder ook Lean valt. Eigenlijk sluit het allemaal naadloos op elkaar aan.”
“De uitvoering van verbeteringen hoeft trouwens niet te gebeuren door mensen van het ‘Improvement Café’, maar ze doen wel de coördinatie. Ze nemen deel en coachen het team dat de uitvoering doet, het is belangrijk dat mensen van de vloer erbij betrokken zijn. Vaak hebben zij de beste ideeën, ze moeten het ook gaan uitvoeren natuurlijk: het niet gebruiken van aanwezig talent en kennis vinden we een verspilling. Juist de discussie die op deze manier ontstaat, zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op gaan staan. We gaan ook altijd evalueren achteraf.”
Kaizen en andere methoden
"De reden dat we de trajecten vaak aanpakken d.m.v. van het MCB Kaizen formulier, is dat dit formulier werkt via de zgn. PDCA –cyclus. Het formulier “dwingt” ons om eerst goed na te denken wat het daadwerkelijke probleem is. Je moet een uitgebreide analyse uitvoeren om de basisoorzaken te vinden, voordat er naar oplossingen wordt gezocht."
"Een collega had bijvoorbeeld wat klachten op aluminium, veel klanten beseffen niet dat dat ook kan corroderen. Hij wist dat we in het Improvement Café o.a. bezig waren met verpakkingen, en hij heeft in het Café gevraagd hoe we dat op kunnen pakken. Het heeft geleid tot een verpakkingsinstructie op het metaal en een leaflet voor klanten die op de platen is gestickerd. De klanten kunnen daarop lezen hoe ze met het aluminium om moeten gaan. We willen zoveel mogelijk door de hele keten heen mensen informeren.”
“Samen met het back office hebben we ook de verpakkingen verbeterd, zoals het doorhangen van pallets of het vermijden van het ontstaan van corrosie door de verpakking. We zien nog steeds dat we profijt hebben van de aanpak toen, gewoon door mensen te betrekken.”
“We hebben ook een Kaizen uitgevoerd over leverbetrouwbaarheid van externe productie. Het doel werd daar niet altijd gehaald, ergens in het proces werd er iets niet optimaal geregeld en geborgd. We zijn het gaan aanpakken, en nu zitten we ruim boven de norm en dat is ook zo gebleven. Maar nu heeft het team de lat nog hoger gelegd, dat is het streven naar perfectie dat we bij MCB hebben. We merken dat problemen vaak te herleiden zijn tot communicatieproblemen, vaak zijn mensen zichzelf niet eens bewust van de problemen die ze voor anderen veroorzaken. In een Kaizen steken ze de hoofden bij elkaar en krijgen mensen begrip voor elkaar.”
Alles wordt aangepakt
“Op dit moment zijn we ook bezig met 'Niet geladen wegens volume' en 'Niet te vinden'. Dat zijn onderwerpen waarvoor in het Improvement Café geen Kaizens zijn opgezet, maar er wordt wel iets mee gedaan. Soms pakken we een verbetering niet in het Café op, zoals verbeteringen op afdelingsniveau. We stimuleren de betreffende afdelingen dan wel om het aan te pakken, we helpen graag mee. Het kan ook zijn dat we besluiten de huidige werkwijze niet te veranderen, maar dan hebben we er in elk geval over nagedacht.”
“We nodigen iedereen uit om te komen kijken naar het Improvement Café, velen weten ons helaas nog niet te vinden. Maar het is een open structuur: je kunt altijd met je vragen terecht bij de IC-leden, zowel persoonlijk, via email of telefonisch. Wij doen altijd iets met vragen die gesteld worden, zeker nu we zien dat we resultaten boeken. Hou je niet in.”