De werkgroep Strategy Deployment heeft een aanpak ontwikkeld om de nieuwe strategie van de MCB Groep door te vertalen naar de praktijk. Dit gebeurt van boven naar beneden, aan de hand van 3 vragen. 1. Wat zijn de doelen om de strategie te realiseren? 2. Wat is absoluut nodig om te kunnen slagen (wat zijn kritische succesfactoren, KSF’s)? 3. Hoe meten we of we daarin slagen (wat zijn kritische prestatie-indicatoren, KPI’s)? Op groepsniveau zijn deze vragen beantwoord. Inmiddels is onder meer het Back Office met de doorvertaling bezig. Eerst zijn de vragen beantwoord voor het gehele Back Office, daarna voor Transport, Magazijnen en Productie. En van daaruit wordt dit weer vertaald naar teams en individuele medewerkers. Doel is dat het voor iedere medewerker helder is wat hij doet en waarom. We vroegen manager Magazijnen Dennis Coppens hoe hij daarmee bezig is.
“We starten binnenkort in de magazijnen met bordpresentaties. In de voorbij periode hebben we veel energie gestoken in het vergaren van data daarvoor. We willen informatie presenteren die voor medewerkers interessant is over thema’s waar ze zelf invloed op kunnen uitoefenen. Klantklachten bijvoorbeeld en veiligheid. Zaken die op directieniveau spelen zijn minder relevant, die staan verder van hen af. Informatie moet laagdrempelig zijn, zodat iedereen meteen ziet en snapt waar ‘t over gaat.”
Kort en bondig
Wat houden de bordbesprekingen in? Dennis: “Daarin komen zaken aan de orde die tot ieders verbeelding spreken. Met de laadploegen kijken we bijvoorbeeld naar de vraag: wat is er deze week niet geladen en wat was de reden? Wat kunnen we doen om het in de toekomst beter te doen? We willen bereiken dat mensen zelf meedenken. We staan nog maar aan het begin en zullen leidinggevenden zeker ondersteunen om hun bordsessies kort en bondig te houden. De rode draad is dat je je als medewerker steeds afvraagt of je toegevoegde waarde levert. Kern van de zaak is dat onze afdelingsdoelstellingen een positieve bijdrage leveren aan de strategie van MCB!”
Continu verbeteren
Dennis vindt dat we met elkaar kritisch moeten blijven. “Je kunt je bijvoorbeeld afvragen of we wel een juist beeld hebben van onze productiviteit in de pickhal. Soms heb je de indruk dat je ‘t heel goed doet, maar achteraf blijkt dat helemaal niet het geval te zijn. Of je hebt de indruk dat je de lat hoger kunt leggen. De noodzaak om continu te willen verbeteren moet altijd aanwezig zijn. Daarom is van het grootste belang dat we volgens een vaste standaard het resultaat van ons werk bespreken. Met wekelijkse bordsessies moet dat gaan leven. Misschien worden ze in de toekomst wel uitgebreid tot een dagelijks ritueel en gaan ze van afdelings- naar halniveau. We maken reeds een verdiepingsslag met onze presentaties over volumes, klantklachten, veiligheidsmeldingen en productiviteit. Als je mensen goed uitlegt wat je van hen verwacht, zonder meteen met het vingertje te wijzen, krijg je hen mee.”