Wat is VMI?

We hebben een klant waar vroeger vaak onrust was in de logistiek. Er moest altijd ‘gisteren’ geleverd worden. Die situatie is nu anders: de klant scant een QR-code zodra de voorraad bij hem onder een bepaald niveau komt. Die scan genereert een mail met een opdracht aan MCB om materiaal af te sturen. De melding is tegelijkertijd een opdracht voor ons Service Center om nieuw materiaal te produceren. Dit leggen we dan weer op afroep, zodat we altijd binnen twee dagen aan de klant kunnen leveren.

Ik krijg regelmatig de vraag van klanten om mee te denken over hoe ze hun voorraden beter kunnen managen. Vrijwel altijd willen ze een zo laag mogelijke voorraad, maar niet misgrijpen. Om die reden praat ik vaak met klanten over VMI, oftewel ‘Vendor Managed Inventory’ (niet Vendor Management Inventory). We hebben immers allebei baat bij een gestroomlijnd inkoop- en verkoopproces. In het verleden bestelden klanten 'voor de zekerheid' een hele vrachtauto vol materiaal, maar dit betekende hoge voorraden, onnodige kosten en extra risico op beschadigingen. 

Een andere veel gestelde vraag over VMI gaat over consignatie. Hierbij liggen de voorraden van MCB al bij de klant in het magazijn liggen. De klant betaalt pas als hij het materiaal gaat verwerken. Deze vorm van VMI is vooral praktisch bij klantspecifieke producten, waar bij andere klanten niet veel vraag naar is. 

Consignatie is ook interessant bij afwijkende afmetingen die lastig te handelen zijn in ons magazijn. Deze gaan dan rechtstreeks van de fabriek naar de klant. De klanten die werken met een forecast kunnen we nog accurater beleveren. Dit noemen wij ‘VMI Flow’. De voorraad bij de klant en MCB kan door die forecast omlaag, omdat wij pas inkopen of produceren zodra de gewenste levertijden bekend zijn.

Als een klant met een VMI-vraagstuk komt, gaan we eerst inventariseren: wat is het probleem en wat is de werkelijke behoefte? Daarna gaan we kijken welk VMI-concept daar het beste bij hoort. Soms zijn het lange trajecten, omdat het zowel bij ons als bij de klant meerdere afdelingen raakt.

Vervolgens gaan we het voorkeursconcept bij de klant presenteren. Er zijn meerdere VMI-concepten mogelijk: Min-Max, Flow, Consignatie en Contract. Dat laatste doen we al langer, maar willen we slimmer inrichten, in overleg met onze klanten en leveranciers.

Als de klant ons voorstel accepteert, gaan we het intern optuigen: automatisering, magazijn, logistiek, inkoop noem maar op. Er wordt een contract opgesteld voor een langdurige samenwerking, je doet dit immers niet voor een paar maanden. Zodra het contract is getekend, is mijn rol klaar. Ik draag het dan over aan het klantteam, het blijft immers hun klant.

Uiteindelijk willen we samen met de klant naar een hoger serviceniveau en lagere voorraden. Bij consignatie gaan de voorraden niet direct omlaag natuurlijk, maar heb je minder kosten aan handeling en transport. Daarnaast zijn klantspecifieke materialen 100% beschikbaar. 

Alles staat of valt met communiceren, over forecasts en piekmomenten bijvoorbeeld. Er moet daarom vooral vertrouwen zijn. Het helpt bijvoorbeeld als je laat zien dat we het ergens anders al eens hebben bewezen. Het uiteindelijke doel is een efficiëntere supply chain, voor zowel de klant als voor ons. Dat is samenwerking toch?!