“We kregen steeds vaker vragen van klanten of we ons wilden conformeren aan hun ‘Code of Conduct’. Ze willen zeker weten dat we onze zaakjes op orde hebben. Zeker Amerikaanse bedrijven vinden dat belangrijk, maar dat verbaast natuurlijk niemand.”Rob Kroon is Manager Risk & Treasury bij MCB, hij is samen met collega’s een ‘Code of Conduct’ aan het opstellen en in de organisatie aan het communiceren. Niet alleen omdat klanten erom vragen: “We zijn bezig met het in kaart brengen van bedrijfsrisico's. Naast risico’s zijn daar het fraudebeleid, de klokkenluidersregeling, maar dus ook een ‘Code of Conduct’ uit voortgekomen.”
Wat is een ‘Code of Conduct’?
“De ‘Code of Conduct’ beschrijft de uitgangspunten en de basisprincipes van ethisch gedrag. Het is een gedragscode, maar een gedragscode is geen garantie dat het bedrijf zich er aan houdt. Dit kan erg verschillen: het ene bedrijf heeft een heel uitgebreide Code of Conduct, terwijl een ander bedrijf met een a4-tje of enkele webpagina klaar is. Wij wilden het goed doen.”
“We zijn begonnen met het beschrijven en samenbrengen van allerlei onderwerpen in de Code of Conduct van MCB. De meeste onderwerpen waren niet eens nieuw, ze stonden al ergens op intranet of in het personeelshandboek. De eerste stap naar implementatie was om middels e-learning het idee intern aan te scherpen en bewustzijn te creëren. Uiteindelijk willen we de ‘Code of Conduct’ natuurlijk ook extern communiceren: hoe doen we bij MCB zaken en hoe gaan we met elkaar om? Maar voordat we het extern communiceren, moet het natuurlijk eerst intern goed geregeld zijn.”
Hoe is het intern aangepakt?
“Via e-learning in onze E-Campus hebben we alle medewerkers verplicht om onze ‘Code of Conduct’ te leren kennen. We zijn begonnen met de concepttekst, daaruit hebben we de basisonderwerpen geselecteerd en voorgelegd. Onze E-Campus bleek het beste medium om hiervoor te gebruiken Een extern bureau heeft ons geholpen om het te realiseren. We wilden het niet te theoretisch maken; we moeten met verschillende functies en talen rekening houden natuurlijk.”
“De meest relevante zaken zijn volgens ons in de e-learning meegenomen, zoals veiligheid. Maar ook privacy of de wetgeving rond prijsafspraken. Zo’n proces gaat natuurlijk niet snel, alles wat cultuur raakt ligt gevoelig. Het is niet even een knop in het systeem omzetten.”
“De belangrijkste winst is volgens mij dat erover gesproken wordt en dat er vragen worden gesteld. Er is iets op gang gekomen, en dat is misschien wel het mooiste.”
Klik hier om te lezen over alle MVO-projecten van MCB