Het kon nogal eens spannen tussen de collega’s van de magazijnen en inkoop, maar er is tegenwoordig vooral sprake van een constructieve samenwerking. De sfeer is prettig en ontspannen. Hoe dat komt? Hebben de collega’s van beide afdelingen het licht gezien? “Er wordt beter en open gecommuniceerd én naar elkaar geluisterd,” zegt Purchase Manager Roelant Berghuis. Samen met zijn collega’s van Inkoop steekt hij veel energie in de relatie met de magazijnen. Omgekeerd trouwens ook. “We hebben elkaar nodig en kunnen niet zonder elkaar. Dat is een gegeven.”
“Voorheen waren we bij Inkoop vooral gericht op inkopen en was er minder aandacht voor de gevolgen daarvan voor het backoffice. Dat is nu anders! We kijken bij het inkopen bijvoorbeeld ook naar de capaciteit in het backoffice. Als de loscapaciteit 14 wagens per dag is, dan heeft het geen zin om er 24 per dag in te kopen. Zo simpel ligt het."
"Bij het bestellen houden we qua capaciteit rekening met de hoeveelheden die per week binnen kunnen komen. Daarnaast volgen we nu ook de verschuiving van deze hoeveelheden als gevolg van afwijkende levertijdbevestigingen van onze leveranciers. Deze kunnen afwijken, zeker bij materialen met langere levertijden. We gebruiken deze informatie over de veranderde hoeveelheden die per week binnen gaan komen weer bij het bestellen van artikelen met korte levertijden. Dit alles om overschrijdingen van de capaciteit van het backoffice zo veel mogelijk te voorkomen. Dit is dan ook een belangrijk onderdeel van de leveranciersbeoordelingen,” verduidelijkt Roelant. Hij geeft aan dat er bij niet oplosbare pieken altijd contact is met de magazijnen, zodat men er daar rekening mee kan houden. “Ook dat gaat steeds beter!”
Meer structuur
“Er is meer structuur in de werkzaamheden aangebracht. We zetten steeds kleine stapjes vooruit en gaan echt de goede richting uit,” benadrukt Roelant, die elke maand met zijn collega Jelle van Geel een ronde door het magazijn maakt. Ze doen dat in gezelschap van Riny van de Donk en Hay Veger die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse leiding in de magazijnen. “We bespreken van alles en praten met collega’s. Zo ontstaan nieuwe ideeën en suggesties voor verbeteringen. We staan over en weer ook open voor feedback. Als je van elkaars werk op de hoogte bent en weet wat er speelt, kun je ook gerichter actie ondernemen.”
Contact met leveranciers
Roelant bespreekt alle vragen en suggesties uit de magazijnen met leveranciers. “Je kunt natuurlijk niet alles meteen realiseren, maar je moet blijven communiceren. Iedereen wil gewoon serieus worden genomen."
"Zo kwam laatst een college met het idee dat het voor MCB praktischer zou zijn om voor bepaalde producten bundels van 1000 kg te krijgen in plaats van 500 kg. Een prima idee om voor die producten onze opslag nog beter te benutten. Ik ben in gesprek gegaan met onze leverancier en het was in dit geval best snel geregeld."
"Een ander voorbeeld. Veiligheid is bij MCB een heel belangrijk issue. Vanuit het magazijn kwam het verzoek om bij blankstaal vanwege de veiligheid speciale hijsbanden te gebruiken. Daar ben ik ook mee aan de slag gegaan en vier van onze vijf leveranciers hebben inmiddels ons verzoek al ingewilligd. Zo zie je hoe belangrijk de contacten zijn tussen magazijn en kantoor. We moeten veel meer met elkaar praten en vooral ook luisteren. Het schiet er vaak door de drukte bij in, maar persoonlijk contact met of zonder een kop koffie doet vaak wonderen.”
Wil jij ook werken bij een bedrijf dat continu werkt aan betere samenwerking? Klik hier